Aeroviajes Pacífico requiere asistente documental y de insumos.
Perfil: Técnicos o tecnólogos en áreas de archivo y/o gestión documental y carreras afines.
Conocimiento y manejo de la norma de administración documental.
Con mínimo 1 año de experiencia.
Objetivo del cargo:
– Digitalizar toda la documentación que se encuentra tanto en el archivo de gestión como en el archivo central para que posteriormente sea transferido al archivo histórico.
– Archivar cronológicamente toda la documentación que ingresa para custodia de Gestión documental y de acuerdo con la información consignada en el inventario del archivo.
– Llevar registro en la planilla de las solicitudes de consulta y préstamo de los expedientes.
– Ingresar en el sistema los cambios y anexos que se producen, ya sea eliminación, trasferencias al archivo histórico o digitalización.
– Digitalizar todas las facturas que son entregadas a archivo para su posterior inclusión en la carpeta del NAS de facturas para el cobro por parte de cartera.
– Finalizando año, pasar por cada área previa información vía correo electrónico para recoger con lista de relación la documentación que pasa a archivo de gestión o central según sea el caso.
– Entregar al finalizar la jornada del día viernes o sábado (según sea el caso) el reporte de lo gestionado durante la semana ala dirección de oficina.
– De acuerdo con las series documentales, solicitar y custodiar el archivo de las diferentes áreas de la empresa, según los tiempos y procedimientos establecidos en dichas series.
Para la eliminación de los archivos y transferencias debe ser previa autorización de la dirección de HSEQ.
– Garantizar la conservación, actualización.
– Tener actualizado de manera semanal las historias laborales que van ingresando/ retirando de la empresa.
– Garantizar dentro de cada historia laboral la información que se va adicionando por medio físico o magnético.
– Solicitar autorización a Gestión Humana cuando se solicite revisión de alguna historia laboral por parte de cualquier colaborador de la empresa.
– Llevar control y seguimiento de las historias laborales activas e inactivas para su actualización en el sistema y físicamente (planilla hojas de vida).
– Manejar la confidencialidad de la información que se archiva en cada historia laboral.
– Realizar transferencias documentales de acuerdo a las tablas de retención y de las políticas establecidas por la empresa.
– Recepción documentos que se recibe de cada proceso con su formato de relación y archivarlos en la respectiva caja.
– Organizar las carpetas según lo establecido y enumerarlas con el respectivo serial, archivar las carpetas según lo establecido por la agencia.
– Administrar y controlar el inventario de insumos y herramientas de la empresa.
– Entregar los insumos con el control de entrega de insumos para revisión posterior del inventario.
– Solicitar cotizaciones y órdenes de compra con proveedores de papelería y de insumos.
– Controlar los insumos de la agencia, garantizando siempre el stock mínimo de cada elemento que se utilice para la gestión de cada proceso.
– Actualizar el inventario de insumos de manera mensual de modo que se conozca que se tiene en el archivo para gestión y posterior pedido.
– Revisión de necesidades de suministros e infraestructura de la agencia.
– Llevar el control de novedades presentadas en la infraestructura de la empresa.
– Manejar los contratistas que se necesiten para mantener las instalaciones y demás oficinas de la agencia en óptimas condiciones previa autorización de la dirección de HSEQ.
– Manejar paralelamente con Infraestructura tecnológica el cronograma de mantenimientos y de proveedores para su respectiva gestión y administración de la información.
SALARIO: Se define de acuerdo al perfil del candidato seleccionado.
Fecha de ingreso: inmediata.
Ciudad: Bogotá.
Enviar hojas de vida al correo:
seleccion@aeroviajespacifico.com
Teléfono de contacto: 7426777
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