Alianza por la Solidaridad requiere asistente administrativo Proyecto ECHO DP.
Perfil: Técnicos, tecnólogos, profesionales, o estudiantes de pregrado en carreras administrativas, economía, administración, ingeniería industrial, contaduría pública o afines.
Experiencia en labores administrativas. Conocimientos específicos en seguimiento de presupuestos o como asistente administrativo de un proyecto o asistencia del mismo. Experiencia previa en organizaciones de ayuda humanitaria y dominio básico en impuestos (retención en la Fuente); entre otras.
Objetivo del cargo: El Asistente Administrativo será responsable de liderar los procesos administrativos que se requieran y de los que se le asignen, dando cumplimiento a los acuerdos y procedimientos establecidos para cada uno de los procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio, de las acciones y proyectos que realiza Alianza por la Solidaridad/ Miembro de ActionAid en la regional a su cargo.
Entre otras tendrá las siguientes responsabilidades:
– Seguimiento minucioso de la ejecución en todos los rubros y presupuesto del proyecto ECHODP y demás proyectos que sean asignados.
– Será responsable de la solicitud de los pagos que se requieran, anexando todos los documentos soportes y se asegurará que estén aprobados por la Coordinación del Proyecto y las demás aprobaciones necesarias según la guía de aprovisionamiento.
– Responsable del manejo de caja menor (fondos especiales) verificando que cada pago esté soportado en forma correcta cumpliendo los requisitos correspondientes.
– Pago de facturas a proveedores, elaboración de cheques y su respectivo comprobante, previo VºBº de COORDINACION PROYECTO y/o COORDINACION REGIONAL.
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– Responsable de actualizar carpetas de personal hoja de vida, soportes, contratos, afiliaciones, pólizas, etc., asegurándose que los soportes originales sean enviados a Bogotá para su debido archivo.
– Apoyo en el control del movimiento de bienes (ej. video proyector, computadores, cámara, celulares, satelital) y dotaciones de la Organización para el buen desempeño del área técnica. Asegurará que las hojas de recepción y entrega de bienes esté completa.
– En coordinación con los Técnicos, Profesionales, los/las responsables de los proyectos: Planificará y programará el suministro de los bienes, suministros y/o servicios relacionados con cada uno de los proyectos de acuerdo con los procedimientos y políticas establecidos para asegurar su disponibilidad.
– Gestionará la relación y negociación con los proveedores, así como búsqueda de nuevos proveedores.
– Hará Seguimiento de órdenes y entregas, asegurando que estén todas las aprobaciones.
– Realizara control de los compromisos de los contratos para verificar fechas de vencimiento, pólizas, valor contratado, asignación presupuestal.
– Revisará y propondrá mejoras y actualizaciones a los procedimientos de compras de la organización.
– Tendrá al día la documentación de los procedimientos de compras y administrativos y velará por su cumplimiento.
– Enviara la información completa de cada proceso de compras a la sede principal de acuerdo a los procedimientos establecidos.
– Responsable del cumplimiento de documentación legal de la contratación de los vehículos para el transporte del equipo técnico de los proyectos.
La descripción completa de la convocatoria la encontrara en el siguiente enlace: Aquí
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