Asistente Administrativa

ASO-CDA entidad gremial requiere asistente administrativa.

Perfil: Estudiantes de nivel técnico, tecnológico o profesional en administración.

Con experiencia mínima de 2 años en gestión documental, seguridad y salud en el trabajo, buen manejo de Excel.

La candidata debe ser una persona con alto sentido de la responsabilidad, dinámica, capacidad para resolver problemas y excelente actitud de servicio al cliente.

Se requieren habilidades como fluidez verbal (Tele-mercadeo) capacidad de redacción, capacidad de trabajo en equipo.

Es indispensable una excelente presentación personal y tener disponibilidad para viajar.

Objetivo del cargo: Bajo la supervisión de la Dirección Administrativa, realizar tareas administrativa y de gestión básicas, recibiendo, registrando y transmitiendo información y documentación, así como operaciones de manejo de datos, manteniendo la confidencialidad requerida y observando las normas de seguridad e higiene en el trabajo.

Funciones específicas:

– Atender y realizar de manera ágil, amable y eficaz las llamadas telefónicas que le sean asignadas.

– Recibir la correspondencia, radicarla y entregarla al área correspondiente cuando sea el caso.

– Digitar las comunicaciones y documentos que se le solicite.

– Mantener la confidencialidad en relación con los asuntos y documentos de la Asociación.

– Efectuar compra de pasajes y hacer reservas hoteleras cuando se le solicite.

– Solicitar cotizaciones a proveedores.

– Impresión, escáner y fotocopiado del material requerido.

– Alistamiento del material que se requiera entregar en cada evento que realiza la Asociación.

– Mantener actualizada la base de datos en línea (Google Drive y la base de datos para envíos e-mail marketing).

– Organizar y mantener al día el archivo físico de las áreas que le asigne su jefe.

– Desarrollar actividades de telemercadeo.

– Confirmar la participación de los invitados a las reuniones convocadas por la Asociación (Eventos Regionales, Comités, Asambleas, Congresos, Juntas Directivas entre otros.).

– Ejecutar el proceso de solicitud y despacho de certificados a los Asociados.

– Llevar registro diario de los certificados despachados.

– Gestionar las peticiones, quejas reclamos que hacen los Asociados en relación con los certificados.

– Atender los Asociados en relación con las quejas y reclamos que puedan presentar.

– Apoyar la logística de los eventos organizados por la Asociación.

– Asistir a la Dirección Administrativa en el desarrollo de las funciones.

– Diligenciar toda la documentación requerida para el ingreso y retiro de un colaborador.

– Diligenciar los formatos de entrega de dotación y los demás requeridos.

– Actualización de las Hojas de Vida de los Colaboradores.

– Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.

– Participar en la identificación de los riesgos de su área de trabajo y en la generación de acciones de mejora para su prevención.

– Disponibilidad para viajar en la organización de los eventos de la Asociación y tareas que se le asigne.

– Colaboración continúa en otras labores asignadas por su jefe inmediato.

Formación:

– Manejo de los programas de Office (Word, Excel, PowerPoint).

– Conocimientos actualizados en gestión administrativa.

– Manejo de equipos de oficina.

– Conocimiento de los procedimientos del sistema de Gestión para la seguridad y salud en el trabajo.

Habilidades:

– Competencias comunicacionales y de gestión.

– Trabajo en equipo.

– Iniciativa, creatividad, prudencia y proactividad.

– Orientación al servicio.

– Comunicación oral y escrita.

Tipo de contrato: Término indefinido.

Ciudad: Bogotá.

Enviar hojas de vida a:

[email protected]

[email protected]

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