ASO-CDA entidad gremial requiere asistente administrativa.
Perfil: Estudiantes de nivel técnico, tecnológico o profesional en administración.
Con experiencia mínima de 2 años en gestión documental, seguridad y salud en el trabajo, buen manejo de Excel.
La candidata debe ser una persona con alto sentido de la responsabilidad, dinámica, capacidad para resolver problemas y excelente actitud de servicio al cliente.
Se requieren habilidades como fluidez verbal (Tele-mercadeo) capacidad de redacción, capacidad de trabajo en equipo.
Es indispensable una excelente presentación personal y tener disponibilidad para viajar.
Objetivo del cargo: Bajo la supervisión de la Dirección Administrativa, realizar tareas administrativa y de gestión básicas, recibiendo, registrando y transmitiendo información y documentación, así como operaciones de manejo de datos, manteniendo la confidencialidad requerida y observando las normas de seguridad e higiene en el trabajo.
Funciones específicas:
– Atender y realizar de manera ágil, amable y eficaz las llamadas telefónicas que le sean asignadas.
– Recibir la correspondencia, radicarla y entregarla al área correspondiente cuando sea el caso.
– Digitar las comunicaciones y documentos que se le solicite.
– Mantener la confidencialidad en relación con los asuntos y documentos de la Asociación.
– Efectuar compra de pasajes y hacer reservas hoteleras cuando se le solicite.
– Solicitar cotizaciones a proveedores.
– Impresión, escáner y fotocopiado del material requerido.
– Alistamiento del material que se requiera entregar en cada evento que realiza la Asociación.
– Mantener actualizada la base de datos en línea (Google Drive y la base de datos para envíos e-mail marketing).
– Organizar y mantener al día el archivo físico de las áreas que le asigne su jefe.
– Desarrollar actividades de telemercadeo.
– Confirmar la participación de los invitados a las reuniones convocadas por la Asociación (Eventos Regionales, Comités, Asambleas, Congresos, Juntas Directivas entre otros.).
– Ejecutar el proceso de solicitud y despacho de certificados a los Asociados.
– Llevar registro diario de los certificados despachados.
– Gestionar las peticiones, quejas reclamos que hacen los Asociados en relación con los certificados.
– Atender los Asociados en relación con las quejas y reclamos que puedan presentar.
– Apoyar la logística de los eventos organizados por la Asociación.
– Asistir a la Dirección Administrativa en el desarrollo de las funciones.
– Diligenciar toda la documentación requerida para el ingreso y retiro de un colaborador.
– Diligenciar los formatos de entrega de dotación y los demás requeridos.
– Actualización de las Hojas de Vida de los Colaboradores.
– Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
– Participar en la identificación de los riesgos de su área de trabajo y en la generación de acciones de mejora para su prevención.
– Disponibilidad para viajar en la organización de los eventos de la Asociación y tareas que se le asigne.
– Colaboración continúa en otras labores asignadas por su jefe inmediato.
Formación:
– Manejo de los programas de Office (Word, Excel, PowerPoint).
– Conocimientos actualizados en gestión administrativa.
– Manejo de equipos de oficina.
– Conocimiento de los procedimientos del sistema de Gestión para la seguridad y salud en el trabajo.
Habilidades:
– Competencias comunicacionales y de gestión.
– Trabajo en equipo.
– Iniciativa, creatividad, prudencia y proactividad.
– Orientación al servicio.
– Comunicación oral y escrita.
Tipo de contrato: Término indefinido.
Ciudad: Bogotá.
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