Administrador Regional

La Fundación Alianza por los Derechos la Igualdad y  la Solidaridad Internacional requiere administrador regional.

Perfil: Profesionales en administración de empresas, contaduría pública, o carreras afines o estudiantes de últimos semestres de administración de empresas con experiencia.

Objetivo del cargo: El/la administrador regional será responsable de liderar los procesos administrativos que se requieran en la oficina Regional, dando cumplimiento a los acuerdos y procedimientos establecidos para cada uno de los procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio de las acciones y proyectos que realiza Alianza por la Solidaridad en la regional a su cargo.

Funciones:

Administración:

– Seguimiento minucioso de la ejecución en todos los rubros de los presupuestos asignados a la zona por cada uno de los proyectos.

– Será responsable de la solicitud de los pagos que su regional requiera, anexando todos los documentos soportes y se asegurara que estén aprobados por la Coordinación Regional y las demás aprobaciones necesarias según la guía de aprovisionamiento.

– Responsable del manejo de caja menor, verificando que cada pago esté soportado en forma correcta cumpliendo los requisitos correspondientes.

– Pago de facturas a proveedores, servicios públicos, elaboración de cheques y su respectivo comprobante, previo VºBº del COORDINACION REGIONAL

– Realizará el trámite de las afiliaciones de ley del todo el personal que labore en su zona de trabajo.

– Será responsable del Cobro de incapacidades en las Eps, del personal que labore en su zona.

– Responsable de actualizar carpetas de personal hoja de vida, soportes, contratos, afiliaciones, pólizas, etc., asegurándose que los soportes originales sean enviados a Bogotá para su debido archivo.

– Responsable recepción y entrega de suministros de escritorio a las diferentes áreas.

– Responsable de proveer a servicios generales los suministros básicos para el aseo de la oficina.

– Recepción y envío de correspondencia de todas las dependencias, llevando los libros de correspondencia.

– Realiza y organiza el archivo, documentación y correspondencia del área de Administración.

– Atención telefónica y personal de visitas a la oficina.

– Apoyo en la organización del archivo y ubicación de documentación contable y correspondencia del área administrativa y de la Coordinación Regional.

– Apoyo en la redacción de cartas del área administrativa y Coordinación Regional.

– Apoyo en el control del movimiento de bienes (ej. video beam, computadores, cámara, celulares, satelital) y dotaciones (ej. carpas, cobijas, almohadas) de la Organización para el buen desempeño del área técnica. Asegurará que las hojas de recepción y entrega de bienes esté completa.

– Responsable de la elaboración de los reportes diarios de movimiento.

– Participar y aportar información en las reuniones de seguridad semanales.

– Apoyo en el control y revisión de que toda la documentación relativa a salidas a zonas de trabajo (informes de salidas, informes de seguridad, reportes de movimientos, cronogramas y rutas) están debidamente diligenciadas y archivadas.

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Compras:

– En Coordinación con los Técnicos, Profesionales, los/las Coordinadores de las regionales y de los proyectos: Planificará y programará el suministro de los bienes, suministros y/o servicios relacionados con cada uno de los proyectos de acuerdo con los procedimientos y políticas establecidos para asegurar su disponibilidad.

– Participará del comité de compras.

– Gestionará la relación y negociación con los proveedores, así como búsqueda de nuevos proveedores en su regional.

– Hará Seguimiento de órdenes y entregas, asegurando que estén todas las aprobaciones.

– Realizara control de los compromisos de los contratos para verificar fechas de vencimiento, pólizas, valor contratado, asignación presupuestal.

– Revisará y propondrá mejoras y actualizaciones a los procedimientos de compras de la organización.

– Tendrá al día la documentación de los procedimientos de compras y administrativos y velará por su cumplimiento.

– Enviara la información completa de cada proceso de compras a la sede principal de acuerdo a los procedimientos establecidos.

– Junto con los conductores logistas, motoristas y auxiliares motoristas, hará seguimiento semanal de las hojas de ruta de los vehículos y el control de combustible de acuerdo a los formatos establecidos.

– Estará pendiente del vencimiento de las pólizas de la lancha y demás vehículos de su zona así como del  pago de los impuestos de los mismos.

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Comunicación:

– Mantener una comunicación fluida con todo el equipo de administración de ALIANZA POR LA SOLIDARIDAD, nivel regional y nacional.

Generales:

– Prestar apoyo a la Coordinación Regional y Administración, cuando se requiera.

– Disponibilidad de desplazamiento a las demás ciudades donde Alianza por la Solidaridad ejecuta sus proyectos.

– Responsable de acatar, seguir y participar del sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo de APS.

– Responsabilidad en manejo de inventarios del sitio de trabajo.

– Reporte oportuno y manejo de datos actualizado.

– Todas las demás labores que demande su jefe inmediato.

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Requisitos y experiencia:

– Mínimo tres años de experiencia laboral en labores administrativas.

– Mínimo un año de experiencia específica como responsable administrativo o administrador/a Regional.

– Dominio conceptos básicos impuestos (retención en la fuente).

– Usuario avanzado en Excel, manejo de tablas dinámicas/bases de datos.

– Se valorará positivamente experiencia previa de trabajo con ONG, en áreas contables o administración o ambas.

– Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.

Competencias específicas:

– Capacidad liderazgo, trabajo en equipo, negociación, planificación, establecimiento de prioridades, adaptabilidad, iniciativa y motivación.

– Manejo paquete office a nivel avanzado.

– Capacidad de organización, de análisis y síntesis, supervisión y trabajo en equipo.

Condiciones:

– Contrato laboral a tiempo determinado (6 meses prorrogable).

– Salario mensual de $2.024.000

– Sede Buenaventura, con disponibilidad para viajar a las diferentes zonas donde Alianza por la Solidaridad ejecuta acciones.

Envío de candidaturas:

– Las personas interesadas deberán presentar su CV detallado y carta de motivación hasta el 17 de febrero/19 a la dirección de correo electrónico:

[email protected]

Asunto: ADMINISTRADOR/A REGIONAL BUENAVENTURA.

Se contactará únicamente con aquellos/as candidatos/as preseleccionados/as.

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