La Fundación Alianza por los Derechos la Igualdad y la Solidaridad Internacional requiere administrador regional.
Perfil: Profesionales en administración de empresas, contaduría pública, o carreras afines o estudiantes de últimos semestres de administración de empresas con experiencia.
Objetivo del cargo: El/la administrador regional será responsable de liderar los procesos administrativos que se requieran en la oficina Regional, dando cumplimiento a los acuerdos y procedimientos establecidos para cada uno de los procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio de las acciones y proyectos que realiza Alianza por la Solidaridad en la regional a su cargo.
Funciones:
Administración:
– Seguimiento minucioso de la ejecución en todos los rubros de los presupuestos asignados a la zona por cada uno de los proyectos.
– Será responsable de la solicitud de los pagos que su regional requiera, anexando todos los documentos soportes y se asegurara que estén aprobados por la Coordinación Regional y las demás aprobaciones necesarias según la guía de aprovisionamiento.
– Responsable del manejo de caja menor, verificando que cada pago esté soportado en forma correcta cumpliendo los requisitos correspondientes.
– Pago de facturas a proveedores, servicios públicos, elaboración de cheques y su respectivo comprobante, previo VºBº del COORDINACION REGIONAL
– Realizará el trámite de las afiliaciones de ley del todo el personal que labore en su zona de trabajo.
– Será responsable del Cobro de incapacidades en las Eps, del personal que labore en su zona.
– Responsable de actualizar carpetas de personal hoja de vida, soportes, contratos, afiliaciones, pólizas, etc., asegurándose que los soportes originales sean enviados a Bogotá para su debido archivo.
– Responsable recepción y entrega de suministros de escritorio a las diferentes áreas.
– Responsable de proveer a servicios generales los suministros básicos para el aseo de la oficina.
– Recepción y envío de correspondencia de todas las dependencias, llevando los libros de correspondencia.
– Realiza y organiza el archivo, documentación y correspondencia del área de Administración.
– Atención telefónica y personal de visitas a la oficina.
– Apoyo en la organización del archivo y ubicación de documentación contable y correspondencia del área administrativa y de la Coordinación Regional.
– Apoyo en la redacción de cartas del área administrativa y Coordinación Regional.
– Apoyo en el control del movimiento de bienes (ej. video beam, computadores, cámara, celulares, satelital) y dotaciones (ej. carpas, cobijas, almohadas) de la Organización para el buen desempeño del área técnica. Asegurará que las hojas de recepción y entrega de bienes esté completa.
– Responsable de la elaboración de los reportes diarios de movimiento.
– Participar y aportar información en las reuniones de seguridad semanales.
– Apoyo en el control y revisión de que toda la documentación relativa a salidas a zonas de trabajo (informes de salidas, informes de seguridad, reportes de movimientos, cronogramas y rutas) están debidamente diligenciadas y archivadas.
Compras:
– En Coordinación con los Técnicos, Profesionales, los/las Coordinadores de las regionales y de los proyectos: Planificará y programará el suministro de los bienes, suministros y/o servicios relacionados con cada uno de los proyectos de acuerdo con los procedimientos y políticas establecidos para asegurar su disponibilidad.
– Participará del comité de compras.
– Gestionará la relación y negociación con los proveedores, así como búsqueda de nuevos proveedores en su regional.
– Hará Seguimiento de órdenes y entregas, asegurando que estén todas las aprobaciones.
– Realizara control de los compromisos de los contratos para verificar fechas de vencimiento, pólizas, valor contratado, asignación presupuestal.
– Revisará y propondrá mejoras y actualizaciones a los procedimientos de compras de la organización.
– Tendrá al día la documentación de los procedimientos de compras y administrativos y velará por su cumplimiento.
– Enviara la información completa de cada proceso de compras a la sede principal de acuerdo a los procedimientos establecidos.
– Junto con los conductores logistas, motoristas y auxiliares motoristas, hará seguimiento semanal de las hojas de ruta de los vehículos y el control de combustible de acuerdo a los formatos establecidos.
– Estará pendiente del vencimiento de las pólizas de la lancha y demás vehículos de su zona así como del pago de los impuestos de los mismos.
Comunicación:
– Mantener una comunicación fluida con todo el equipo de administración de ALIANZA POR LA SOLIDARIDAD, nivel regional y nacional.
Generales:
– Prestar apoyo a la Coordinación Regional y Administración, cuando se requiera.
– Disponibilidad de desplazamiento a las demás ciudades donde Alianza por la Solidaridad ejecuta sus proyectos.
– Responsable de acatar, seguir y participar del sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo de APS.
– Responsabilidad en manejo de inventarios del sitio de trabajo.
– Reporte oportuno y manejo de datos actualizado.
– Todas las demás labores que demande su jefe inmediato.
Requisitos y experiencia:
– Mínimo tres años de experiencia laboral en labores administrativas.
– Mínimo un año de experiencia específica como responsable administrativo o administrador/a Regional.
– Dominio conceptos básicos impuestos (retención en la fuente).
– Usuario avanzado en Excel, manejo de tablas dinámicas/bases de datos.
– Se valorará positivamente experiencia previa de trabajo con ONG, en áreas contables o administración o ambas.
– Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
Competencias específicas:
– Capacidad liderazgo, trabajo en equipo, negociación, planificación, establecimiento de prioridades, adaptabilidad, iniciativa y motivación.
– Manejo paquete office a nivel avanzado.
– Capacidad de organización, de análisis y síntesis, supervisión y trabajo en equipo.
Condiciones:
– Contrato laboral a tiempo determinado (6 meses prorrogable).
– Salario mensual de $2.024.000
– Sede Buenaventura, con disponibilidad para viajar a las diferentes zonas donde Alianza por la Solidaridad ejecuta acciones.
Envío de candidaturas:
– Las personas interesadas deberán presentar su CV detallado y carta de motivación hasta el 17 de febrero/19 a la dirección de correo electrónico:
aps.recursoshumanos.colombia@gmail.com
Asunto: ADMINISTRADOR/A REGIONAL BUENAVENTURA.
Se contactará únicamente con aquellos/as candidatos/as preseleccionados/as.
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